Als je gegevens moet extraheren en honderden PDF’s moet verwerken, dan is het wellicht zeer interessant om te weten dat je eenvoudig de kracht van kunstmatige intelligentie in de vorm van ChatGPT kunt gebruiken in combinatie met automatiseringssystemen zoals Zapier.
Dit is vooral handig voor taken zoals het automatiseren van factuurverwerking, een traditioneel tijdrovend aspect van zowel persoonlijk als zakelijk financieel beheer.
Dus als je PDF’s hebt waarvan je graag gegevens wilt verwerken, analyseren en extraheren, dan zul je blij zijn te weten dat Corbin AI een nuttige video tutorial heeft gemaakt. Het legt uit hoe je de extractie van PDF gegevens rechtstreeks via Google spreadsheets met behulp van Zapier of de OpenAI ChatGPT service of API kunt automatiseren.
De traditionele methoden voor PDF gegevens extractie vergen niet alleen veel handmatige inspanningen, maar zijn ook vaak gevoelig voor menselijke fouten. AI kan dit proces handig automatiseren, waardoor de tijd die er nodig is om het rangschikken, lezen en interpreteren van documenten aanzienlijk verkort wordt.
Dit heeft vooral impact op zakelijke omgevingen, waar meestal grote hoeveelheden gegevens verwerkt moeten worden in formaten zoals facturen, contracten of rapporten.
Automatiseer ook de analyse en PDF gegevens extractie via ChatGPT
In een standaard situatie zou een vergelijkbare Google Drive map als opslagpunt voor inkomende PDF facturen gebruikt kunnen worden. Zapier kan deze map dan op nieuwe toevoegingen controleren en een zogenaamde ‘Zap’ activeren wanneer er een nieuwe PDF gegevens geüpload wordt.
Deze trigger initieert vervolgens een reeks van acties, zoals het converteren van de PDF gegevens naar een Google Doc formaat of het extraheren van gegevens. Dit is compleet afhankelijk van je behoeften en workflow.
Deze conversie is essentieel omdat het zo een eenvoudiger toegang tot de onderliggende tekstuele gegevens in het document mogelijk maakt. Dit is bovendien een voorwaarde voor ChatGPT om elke vorm van analyse of gegevensextractie uit te voeren.
Zodra het document de Google Doc indeling heeft, kan er een code blok gebruikt worden om de benodigde gegevens te extraheren. Dit is waar ChatGPT in het spel komt. De geëxtraheerde gegevens worden nu aan ChatGPT voor een opmaak doorgegeven, zodat de factuurgegevens aan een gespecificeerd formaat voldoen.
Je zou dit AI model bijvoorbeeld verschillende regelitems kunnen laten identificeren en categoriseren. Of totalen kunnen laten optellen, of zelfs specifieke opmaak regels kunnen toepassen die het makkelijker maken om de gegevens te interpreteren of te analyseren.
Het opdelen van de gegevens in kleinere stukjes
De volgende stap bestaat uit het opsplitsen van de geformatteerde gegevens in de samenstellende elementen. Dit wordt meestal via een formatter blok in Zapier gedaan. Dit bereidt de gegevens voor die in een Google Spreadsheet moeten worden ingevoerd.
Daardoor wordt in wezen geautomatiseerd wat anders een handmatige gegevensinvoer zou zijn. Er kan ook automatisch een nieuwe rij in het spreadsheet worden gemaakt en de opgesplitste gegevens kunnen dan in de respectieve velden worden ingevuld.
Een tijdbesparende automatisering
Tijdbesparing is één van de meest voor de hand liggende voordelen. Een financieel analist die anders urenlang handmatig gegevens uit kwartaalrapportage zou extraheren, kan zich in plaats daarvan nu op taken van een hoger niveau concentreren, zoals gegevensanalyse en -interpretatie, waardoor hij of zij meer waarde aan de onderneming toevoegt.
Het geautomatiseerde proces zorgt er ook voor dat de gegevens consistent worden geformatteerd. Daardoor wordt de kans op fouten verkleind die tijdens een handmatige extractie kunnen optreden. Dit nauwkeurigheidsniveau is in veel omgevingen van cruciaal belang, zoals de gezondheidszorg of juridische zaken, waar een kleine fout aanzienlijke gevolgen kan hebben.
Een verbeterde nauwkeurigheid
Een verbeterde workflow is een ander groot voordeel. Want het automatiseren van het extractieproces betekent dat gegevens naadloos (zonder menselijke tussenkomst) van de ene fase van een workflow naar de andere kunnen worden verplaatst.
Factuurgegevens kunnen bijvoorbeeld automatisch geëxtraheerd worden en in boekhoudsoftware ingevoerd worden. Waardoor de daaropvolgende geautomatiseerde acties zoals betalingen of meldingen geactiveerd worden. Deze gestroomlijnde workflow vermindert allerlei knelpunten en zorgt ervoor dat de taken tijdig voltooid worden.
Persoonlijke workflows
In persoonlijke omgevingen kan deze automatisering helpen bij taken als budgetteren of belasting voorbereiding. Waardoor de verveling die gepaard gaat met het doorzoeken van verschillende financiële documenten aangenaam weggenomen wordt.
Door deze tijd en mentale energie vrij te maken, kunnen individuen en bedrijven zich meer op strategische activiteiten concentreren. Of het bevorderen van innovatie en het stimuleren van groei.
ChatGPT gebruiken om PDF gegevens te analyseren en te extraheren conclusie
De integratie van AI bij het lezen en extraheren van PDF gegevens is kortom een krachtig hulpmiddel voor het verbeteren van de productiviteit en het optimaliseren van workflows.
De echte kracht van deze uiterst moderne aanpak ligt daarbij in de schaalbaarheid en het potentieel voor een verdere automatisering. Door factuursoftware of andere applicaties rechtstreeks met Zapier te integreren of door een API te gebruiken, kan de gehele PDF gegevens workflow volledig geautomatiseerd worden. Dus van factuurontvangst tot gegevensinvoer.
Daardoor wordt de verveling ervan bespaard en worden de fouten ook geminimaliseerd. Dit biedt zonder meer een robuuste oplossing voor het automatiseren van taken waarvoor PDF gegevens extractie en een intelligente opmaak nodig zijn.
