Met wat voor productiviteitsstijl verantwoord jij al je werkuren op een dag? Zelfs als jouw werkdag niet door vergaderingen wordt opgeslokt, kijk je dan vaak op van je laptop en ben je dan verrast om te ontdekken dat het al middag is? Om dan ook te ontdekken dat je met jouw productiviteitstijl lang nog niet zoveel dingen van je to-do lijst hebt afgevinkt dan dat je aanvankelijk had gepland.
Afleiding is een grote boosdoener voor iedere productiviteitsstijl. De constante pings van e-mails en Slack meldingen voelen zeker als onderdeel van je werk aan, maar ze slokken vaak kostbare tijd op om ze direct te verwerken.
In de loop der jaren hebben velen onder ons een aantal dingen gevonden die prima voor hen werken als zij zich moeten concentreren. Denk daarbij aan instrumentale muziek in een headset, alle notificaties uitschakelen en wellicht een timer gebruiken om op een perfect tijdschema te blijven. Af en toe even 10 minuten buiten wandelen helpt ook om je productiviteitsstijl te bevorderen!
De verschillende productiviteitsstijlen
Hier zijn een aantal manieren om je persoonlijke productiviteitsstijl te ontdekken. Er zijn volgens de kenners vier verschillende stijlen: de prioritizer, planner, arranger en visualizer.
- Prioritizers geven de voorkeur aan logisch, analytisch, feitelijk, kritisch en realistisch denken. Een prioritizer is op z’n best bij het verwerken van gegevens en het oplossen van complexe problemen.
- Planners houden van georganiseerd, sequentieel, gepland en doelgericht denken. Ze budgetteren de tijd die nodig is om projecten te voltooien, organiseren taken, maken gedetailleerde projectplannen en voltooien hun werk vóór de daaraan verbonden deadlines.
- Arrangers geven de voorkeur aan ondersteunend, expressief en emotioneel denken. Een arranger werkt graag samen met mensen om werk gedaan te krijgen en is goed in het opbouwen van werkrelaties en het verkopen van bedrijfsideeën.
- Visualizers denken strategisch over projecten en kunnen meerdere ideeën tegelijkertijd beheren. Ze zien het grote geheel en willen geen tijd besteden aan de details. Ze kunnen dienen als katalysator voor verandering, brainstormen over oplossingen voor problemen en innovatie stimuleren.
Als je al jouw sterke en zwakke punten kent, kun je nu de beste productiviteitsstijl vinden om te werken. Dit is voor zowel solo werkzaamheden als met je collega’s.
Zorg voor de juiste timing
Je brein doorloopt volgens neurowetenschappers actieve cycli van 90 minuten, dus ze raden aan om voor die tijdsduur een werksessie in te plannen. Binnen die 90 minuten kun jij je tijd bijvoorbeeld als volgt opsplitsen:
- De eerste 20 minuten: voer de moeilijkste taken uit in de eerste 20 minuten. Dit is wanneer je geest op z’n frist is.
- De volgende 40 tot 70 minuten: doe nu wat langzamer en makkelijker werk.
- De daarop volgende 10 minuten: neem een korte pauze.
Het wordt geadviseerd, dat als je meerdere taken moet doen, dat het helpt om je taken van belastend naar gemakkelijk te rangschikken en ze in die volgorde ook in je productiviteitsstijl te doen.
Als je moeilijkste taak langer dan 20 minuten duurt, dan is het aan te raden om deze opzij te zetten voor het begin van je volgende werksessie van 90 minuten, wanneer je geest weer is opgefrist.
Deze timing aanbevelingen gaan echter gepaard met een paar kanttekeningen. Verwacht ten eerste niet dat je je dag nu direct volpropt met opeenvolgende werksessies van 90 minuten met pauzes van 10 minuten hiertussen.
Je intensief mentaal werk moet je daarnaast beperken tot maximaal vier uur per dag. Je wilt dit ook naar wens aanpassen afhankelijk van hoe moe je je voelt, het tijdstip van de dag en het soort werk dat je doet.
Over het tijdstip van de dag gesproken: iedereen heeft een specifiek moment waarop hij of zij het meest productief met hun productiviteitsstijl is. Dit is op zijn of haar circadiane ritme gebaseerd. Je kunt of je een ochtend- of avondmens (of ergens daartussenin) bent achterhalen door het middenpunt te vinden tussen het tijdstip waarop je normaal gesproken gaat slapen en het tijdstip waarop je wakker wordt.
Je kunt hiermee de productiviteitfasen van je dag identificeren: de pieken, dalen en de herstelperioden. Om op deze wijze je werk dienovereenkomstig in te plannen.
Schrijf het op
Een to-do lijst is de eenvoudigste en meest voorkomende productiviteitstool, maar er zijn net zoveel manieren om er een te schrijven als er merken pennen zijn.
Ontdek wat het beste voor u werkt. Je kunt bijvoorbeeld een dagplanner gebruiken, die taken opsplitst in hoe belangrijk ze zijn en hoe lang ze duren. Het bevat ook een dagschema. Vul deze de avond ervoor al in, zodat je de dag erna met een fris plan kunt beginnen. Dit is zonder twijfel een goed advies voor elk type to-do lijst.
Andere experts raden echter aan om een ‘anti-to-do lijst’ of een ‘gedaan’ lijst bij te houden om alle dingen te markeren die je hebt afgerond. Dit kan vooral waardevol zijn op dagen dat het voelt alsof je niet genoeg hebt gedaan.
Hoewel er talloze apps en systemen zijn om bij te houden met wat je doet of nog moet doen, is bewezen dat de tijd nemen om dingen met de hand op te schrijven (en ze af te strepen!) je zeker kan helpen om langzamer te werken, je meer te focussen en jouw geheugen te verbeteren. Dit is iets dat we allemaal nodig hebben, ongeacht de persoonlijke productiviteitsstijl!
