Er bestaat geen twijfel over dat we in een digitale wereld leven. We betalen allemaal onze rekeningen, wisselen correspondentie uit en kijken naar entertainment op onze laptops en desktop computers, mobiele telefoons en andere elektronica, van tablets tot tv’s. Al deze apparaten maken verbinding met het internet, cachen informatie en kunnen alles opslaan, van persoonlijke belastingbestanden tot foto’s.
De grote verscheidenheid aan bestandstypen die gebruikt worden om inhoud te bekijken, maken en af te spelen, kunnen onder meer bestaan uit Portable Document Format (PDF) en uitvoerbare bestanden (.exe). Als we naar alle soorten bestanden kijken die onze gadgets bevatten, dan realiseren we ons al snel dat de gemiddelde gebruiker, en zelfs bedrijven, geen rekening kunnen houden met alle bestandstypen en potentiële inhoud die op al deze elektronische apparaten is opgeslagen.
Het opslaan van informatie in de cloud en het hebben van backups in geval van diefstal, schade en zelfs ransomware wordt zonder meer altijd aanbevolen om ervoor te zorgen dat je nooit jouw kostbare content verliest. Iets wat vooral belangrijk voor ondernemers is.
Als je echter goed over al deze informatie nadenkt, dan zijn er zeker enkele dingen die je zou willen overwegen om nooit ergens een digitaal bestand op te slaan. De redenen hiervoor variëren van de gevoeligheid van gegevens en het risico op verlies tot simpelweg een slecht idee zijn om te bewaren.
Dit zijn de top vijf aanbevelingen om jouw digitale gadgets altijd uit de buurt van te houden:
01. Gevoelige informatie
Elk bestand dat wachtwoorden, gevoelige informatie (geheimen) of andere gegevens bevat die wordt gebruikt om jouw identiteit te valideren, vormt een groot risico. Want als het bestand door een derde partij geopend kan worden en met minimale inspanning gebruikt kan worden om je identiteit in gevaar te brengen. Dan mag het nooit op je laptop of een soortgelijk apparaat opgeslagen worden.
Overweeg het gebruik van een wachtwoordbeheerder of geheime sleutelhanger die deze informatie goed tegen diefstal of onopzettelijk verlies beschermt.
02. Auteursrechtelijk beschermd materiaal
De gebruikersgemeenschap heeft tijdens de groei van het internet een verscheidenheid aan diensten voor het delen van bestanden gezien. Van Napster tot Limewire, video en muziekbestanden werden gedurende meer dan 20 jaar in een alarmerend tempo gedeeld. Inclusief de tools waarmee je zelf dvd’s kon rippen nadat je ze had gehuurd!
Als dit auteursrechtelijk beschermde materiaal nog steeds op jouw laptop staat, overweeg dan om het te verwijderen. Want met alle moderne streamingdiensten is de behoefte aan persoonlijke kopieën bijna een betwistbaar punt.
En als je apparaat ooit gerepareerd moet worden of de backups ervan in de cloud opgeslagen moeten worden. Dan kan die inhoud je, wegens inbreuk op het auteursrecht en het bezit van onwettige kopieën, in juridische problemen brengen.
03. Intellectueel eigendom
Stel jezelf één simpele vraag: “Bezit jij zelf de inhoud van alle bestanden die op jouw laptop zijn opgeslagen?” Als je jouw laptop of smartphone voor je werk gebruikt, dan is het antwoord nee. Bij vrijwel elke organisatie over de hele wereld stem je in met een beleid voor acceptabel gebruik voor de toegang tot bedrijfsinformatie. Dus als jouw dienstverband om welke reden dan ook wordt beëindigd, dan mag je deze inhoud niet behouden.
Dit omvat alles, van documenten tot PowerPoints en spreadsheets. Als je vorige werkgever ontdekt dat jij hun intellectuele eigendom op jouw persoonlijke apparaten hebt nadat jouw dienstverband is geëindigd, dan kun je met verschillende juridische problemen te maken krijgen.
Bewaar om deze reden nooit bedrijfsinformatie op jouw persoonlijke apparaten en overweeg deze zonder meer permanent te verwijderen bij het verlaten van een bedrijf.
04. Malware
Het spreekt voor zich dat niemand met een computervirus of ransomware besmet wil raken. We slaan echter vaak bestanden op van apparaten zonder enige antivirus oplossingen, zoals op een Apple iPhone, naar een cloudgebaseerde opslag. En we scannen ze later ook meestal niet met een antivirus oplossing om te controleren of ze veilig voor gebruik zijn.
Alle computers moeten om deze reden periodiek bestand archieven op malware scannen. En je mag nooit potentieel schadelijke inhoud opslaan, tenzij het systeem specifiek is beveiligd om schadelijke inhoud te huisvesten. Het risico van een per ongeluk of onbedoelde verspreiding van bestanden in dit digitale tijdperk kan immers catastrofaal zijn.
Daarom is de aanbeveling eenvoudig: sla nooit bestanden op die mogelijk een malware infectie kunnen veroorzaken. De beste manier om ervoor te zorgen dat dit nooit gebeurt, is door altijd te controleren of ze echt veilig zijn.
05. Gevoelige e-mails
E-mails zijn tot op heden nog steeds de meest voorkomende methode voor communicatie (in de vorm van bestanden) van individuen naar bedrijven. Als je er over nadenkt dat phishing e-mails verantwoordelijk zijn voor de overgrote meerderheid van phishing-aanvallen. Dan maakt het achterlaten van gevoelige bestanden in e-mails ze kwetsbaar voor het lekken van gegevens.
Het feit dat we onze belastingen betalen en belangrijke formulieren plus andere gevoelige persoonlijke informatie via e-mailbijlagen ontvangen, kan tot een persoonlijke inbreuk leiden als de e-mail wordt gecompromitteerd.
Daarom moet alle gevoelige correspondentie in e-mails in bestanden en in een persoonlijke cloud kluis opgeslagen worden. Of het moet op verwisselbare media geplaatst worden, of afgedrukt worden om zo als papier opgeslagen te worden.
Ze mogen echter absoluut niet als e-mails achtergelaten worden. Dit omdat deze persoonlijke e-mailaccounts doorgaans via elke computer met een webbrowser toegankelijk zijn. En zo een onaanvaardbaar risico vormen voor je meest gevoelige informatie. Daarom mogen e-mails nooit gebruikt worden voor het opslaan van gevoelige informatie op je laptop of andere gadget.
5 dingen die je nooit op je laptop of tablet mag bewaren conclusie
Het elektronisch opslaan van informatie is eenvoudig en gemakkelijk. Op basis van het type informatie en de inhoud van de digitale bestanden kunnen de veiligheid, wettigheid en gevoeligheid van informatie jou en je bedrijf echter kwetsbaar voor aanvallen maken.
Overweeg daarom om deze informatie compleet van je laptop en online opslag te verwijderen. Als jij de bovenstaande aanbevelingen goed opvolgt, dan kun je jouw kwetsbaarheid aanzienlijk verminderen als u ooit het doelwit wordt van een moderne cyberaanvaller of hacker.
